Cómo digitalizar un proceso interno sin frenar la operación

El temor más común al digitalizar un proceso no es el costo: es que la empresa se detenga mientras se hace el cambio. No tiene por qué pasar. La clave está en el orden en que se hacen las cosas.

1. Elija un solo proceso

No intente sistematizar toda la empresa a la vez. Escoja el proceso que cumpla estas tres condiciones:

• Se repite todas las semanas.
• Tiene reglas claras.
• Hoy le cuesta tiempo o le genera errores.

Los candidatos típicos son los formularios que se diligencian en papel, los informes que se consolidan a mano y las solicitudes que llegan por varios canales.

2. Descríbalo como es, no como debería ser

Antes de escribir una línea de código hay que saber quién hace qué, con qué herramientas y dónde se pierde el tiempo. Lo normal es descubrir pasos que nadie había documentado y que existen «porque siempre se ha hecho así».

Este es el trabajo del diagnóstico. Si se salta, el sistema termina automatizando el desorden.

3. Defina el resultado que quiere medir

Un proyecto sin una meta concreta no se puede evaluar. Fije una antes de empezar: menos días para entregar un informe, cero errores de digitación, respuesta a una solicitud en menos tiempo.

En los estudios de riesgo psicosocial y de Costos ABC que digitalizamos para una firma de consultoría, la medida era la duración del estudio: pasó de entre 5 y 6 meses a 3 meses.

4. Construya por partes

Un sistema que se entrega completo al final es una apuesta. Uno que se entrega por partes se puede corregir:

• Primero, lo que más duele: normalmente el formulario de captura.
• Después, los cálculos y las validaciones.
• Al final, los reportes y los tableros.

Así su equipo empieza a usar algo útil en pocas semanas.

5. Migre la información y trabaje en paralelo

El momento delicado es el cambio. Dos reglas lo hacen seguro:

• Migre primero los datos históricos al sistema nuevo y verifíquelos.
• Mantenga el método anterior funcionando durante un periodo corto, hasta confirmar que los resultados coinciden.

Cuando ambos dan lo mismo, se apaga el anterior. La operación nunca se detuvo.

6. Capacite con el sistema real

La capacitación sirve cuando se hace con los casos del día a día, no con ejemplos inventados. Nombre a una persona de su equipo como responsable del sistema: será quien resuelva las dudas de los demás.

Los errores más frecuentes

• Querer incluir todas las funciones en la primera versión.
• No involucrar a quienes hacen el trabajo todos los días.
• Digitalizar un proceso que primero había que simplificar.
• Dejar los datos, el dominio o el servidor a nombre del proveedor.

¿Y si mi proceso es muy particular?

Es lo habitual. Los procesos que más vale la pena digitalizar son los que ningún programa del mercado cubre, porque son los que hacen distinta a su empresa. Para esos casos existen las aplicaciones web a la medida.